Automatizace provozu

Ubytování i restaurace dnes vedle péče o hosty obnáší spoustu opakující se administrativy: potvrzení rezervací, pokyny k příjezdu, platby, faktury, kniha hostů, hlášení cizinců, poplatky obcím, podklady pro úklid a účetnictví. Většinu z toho zvládne systém sám – každý den stejně, ve správný čas a bez zapomínání.

Kdy automatizace dává smysl

• majitel nebo manažer tráví večery e-maily, fakturami a tabulkami,
• informace pro hosty se posílají ručně a pokaždé trochu jinak,
• platby, faktury nebo hlášení se občas opozdí nebo zapomenou,
• prodáváte přes více kanálů (vlastní web, Booking.com…) a každý funguje jinak,
• chcete růst bez dalšího člověka na administrativu.

Co automatizujeme

• Komunikace s hosty: potvrzení, pokyny k příjezdu, připomínky a poděkování ve správný čas a v jazyce hosta.
• Online check-in: kniha hostů a hlášení cizinecké policii bez přepisování údajů.
• Faktury: vystavení a odeslání hostovi automaticky, i na firmu.
• Poplatky z pobytu: podklady pro odvod obcím podle vyhlášek.
• Provoz: přehledy pro úklid a prádelnu, upozornění na rezervace na poslední chvíli.
• Napojení systémů: channel manager, rezervace na webu, fakturace.

Jak spolupráce probíhá

1. Úvodní schůzka: projdeme procesy, co dnes děláte ručně a kde vznikají chyby.
2. Nabídka na míru: z kompletního zadání připravíme rozsah, harmonogram a cenu.
3. Objednávka: po schválení nabídky ji podepíšete elektronicky; po podpisu vystavíme zálohovou fakturu ve výši 50 % a pustíme se do práce.
4. Pravidla zapíšeme do jednoho přehledu – co, kdy a komu se posílá.
5. Nastavení krok po kroku na vašich stávajících systémech, každý krok odsouhlasíte.
6. Ověření v ostrém provozu na skutečných rezervacích.
7. Předání: přehled automatizace pro vás i tým, předávací protokol a vyúčtování doplatku.

Případová studie: Zabookem.com

Několik ubytování různého typu a v různých lokalitách, prodávaných přes vlastní web a Booking.com. Cíl: provoz má běžet sám od rezervace až po odvod poplatků.

Co dnes běží samo:

• potvrzení a všechny pokyny hostům ve třech jazycích, ve správný den a hodinu, zvlášť pro každé ubytování,
• online check-in, kniha hostů a hlášení cizinců bez přepisování údajů,
• faktura v den odjezdu pro každého hosta,
• přehled poplatků z pobytu pro každou obec podle její vyhlášky,
• nedělní výhled pro úklid a měsíční přehled úklidu a prádelny.

Majitelé řeší jen výjimky – a o každé se dozvědí e-mailem. Hosté dostávají vše včas a stejně, nic se nezapomene a stejné údaje se nepřepisují ručně na více míst.

Proč my

Automatizaci Zabookem jsme navrhli, nastavili a odladili v ostrém provozu na skutečných rezervacích, takže víme, co v praxi opravdu ušetří čas a kde hrozí chyby.