Automatizace v ubytování a gastronomii: méně administrativy, méně chyb
Majitel penzionu nebo manažer restaurace dnes vedle péče o hosty řeší spoustu drobné administrativy. Jednotlivě jsou to maličkosti, dohromady ale zaberou hodiny týdně a stačí jedna zapomenutá zpráva nebo faktura, aby z toho byl problém. Právě tady má automatizace největší smysl.
Co dnes zabírá nejvíc času
- Komunikace s hosty: potvrzení rezervace, pokyny k příjezdu, kódy, připomínky, poděkování – ručně, pro každého hosta zvlášť a často ve více jazycích.
- Check-in a hlášení: přepisování údajů z dokladů do knihy hostů a hlášení cizinců.
- Faktury: vystavení, kontrola údajů firmy a odeslání hostovi.
- Poplatky z pobytu: spočítat osobonoci, rozlišit osvobozené hosty a připravit podklady pro obec podle její vyhlášky.
- Provoz: kdo kdy uklízí, kolik bylo prádla, co komu zaplatit na konci měsíce.
Co se dá automatizovat hned
Všechno, co se opakuje a řídí se jasným pravidlem. Například:
- zprávy hostům odcházejí samy ve správný den a hodinu, v jazyce hosta a zvlášť pro každé ubytování,
- host vyplní online check-in sám a údaje se dál nepřepisují,
- faktura se vystaví a odešle automaticky, třeba v den odjezdu,
- přehled poplatků z pobytu se připraví podle vyhlášky každé obce,
- úklid dostane přehled příjezdů a odjezdů dopředu a na konci měsíce souhrn k vyúčtování.
Většina provozů už potřebné systémy má – channel manager, rezervační systém, online check-in, fakturaci. Často jen nejsou propojené a nastavené tak, aby pracovaly samy.
Kde automatizace nedává smysl
Automatizace nemá nahradit kontakt s hostem. Osobní přivítání, řešení stížnosti nebo nestandardní přání patří člověku. Systém má hlídat rutinu a upozornit, když se něco vymkne – třeba když host nevyplní check-in, rezervace přijde na poslední chvíli nebo chybí platba. Rozhoduje pak člověk.
Jakým chybám předchází
- zapomenutá nebo pozdě odeslaná zpráva s pokyny k příjezdu,
- překlep při ručním přepisování údajů hosta,
- chybějící nebo špatně vystavená faktura,
- nesprávně spočítaný poplatek z pobytu,
- rozdílné informace pro hosty podle toho, kdo zrovna odpovídal.
Jak začít
- Sepište, co dnes děláte ručně a jak často.
- U každé činnosti určete pravidlo: co, kdy a komu se má poslat nebo připravit.
- Zjistěte, co umí systémy, které už máte. Často stačí je správně nastavit.
- Zapisujte pravidla do jednoho přehledu, aby se v nich vyznal i kolega nebo nový zaměstnanec.
- Nastavujte postupně a každý krok ověřte na skutečných rezervacích.
Příklad z praxe: Zabookem.com
Na ubytováních Zabookem.com – několika objektech různého typu a v různých lokalitách – jsme takto nastavili celý provoz od rezervace až po odvod poplatků. Zprávy hostům ve třech jazycích, online check-in, faktury, přehled poplatků z pobytu i podklady pro úklid dnes běží samy. Majitelé řeší jen výjimky a o každé se dozvědí e-mailem.
Náš pohled
Automatizace není jednorázový projekt ani drahá novinka. Je to pořádek v pravidlech, která už v provozu stejně platí, jen je místo člověka hlídá systém. Výsledkem je méně administrativy, méně chyb a víc času na hosty.
Pokud chcete automatizaci řešit i u sebe, podívejte se na naši službu Automatizace provozu.